إدارة مراكز الخدمة والصيانة
نبذة مختصرة
ويتناول برنامج إدارة مراكز خدمة السيارات وورش الصيانة الحاجة إلى استخدام نظام كامل لتحسين الأداء في تناول عمليات التشغيل الحالية وتقديم حل متكامل واحد يغطي جميع جوانب الصناعة النظام يغطي جميع مجالات إدارة مراكز صيانة وخدمة السيارات والورش، بما في ذلك، ولكن لا تقتصر على آلية، المقايسات، الحجوزات، أوامر الشغل، كفاءة العمل والإنتاجية، الفحص النهائي، الفواتير، تصريح الخروج. وبالإضافة إلى ذلك، فإن البرنامج يساعدك على إدارة دورة الأعمال بكفاءة في بيئة آلية للتحكم ودعم جميع الموظفين لتزويد العملاء بمستويات عالية من خدمات مابعد البيع وعلاوة على ذلك، تم تجهيز البرنامج بما يكفي من الأدوات لدعم الإدارة العليا في التخطيط واتخاذ القرارات لتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل. إن البرنامج يمكن الاعتماد عليه لتوسيع الأعمال والتطوير في مختلف المجالات برامجنا سوف تساعدك على تحسين كفاءة إدخال البيانات، وتبسيط المعاملات التجارية، والقضاء على الأخطاء والتأخيرات، وزيادة الكفاءة والإنتاجية، وتحسين وجدولة العمليات، وتحسين دورة المخزون، وتحسين الأداء وزيادة رضا العملاء
الغرض من النظام
تهدف مجموعة الأنظمة المتكاملة والمتخصصة فى تجارة وصيانة السيارات إلى ميكنة الإدارة والتشغيل والرقابة وخدمة العملاء لجميع أنشطة شركات تجارة وصيانة السيارات وتقديم الوسيلة المعلوماتية اللحظية القوية التى تمكن الادارة على مختلف مستوياتها من اتخاذ القرار السليم فى الوقت السليم. كما يقدم برنامج تجارة وصيانة السيارات أنظمة فرعية وتقارير تحليلية وتجميعية لأغراض الإشراف والرقابة والمتابعة لتحقيق أعلى مستويات الجودة والكفاءة والإنتاجية وبالتالى أعلى ربحية للشركة. يساعد النظام الادارة العليا فى متابعة تطبيق سياساتها فى جميع أوجه النشاط حتى تتجنب الخسارة الناتجة عن سوء التشغيل وعدم الاستغلال الأمثل لموارد الشركة البشرية والمادية. حيث أن مجموعة الأنظمة المتكاملة تقدم كم دقيق وهام من المعلومات التقنية والإدارية والمحاسبية فقد تم الأخذ فى الإعتبار منذ البداية السرية والمحافظة على البيانات ضد أى تخريب أو تسريب غير مصرح به وذلك عن طريق استخدام قواعد بيانات قوية وتطوير نظام للمستخدمين وتصريحات الدخول الى النظام والرقابة عليها. يمكن تلخيص الهدف من تطبيق برنامج تجارة وصيانة السيارات فى الوصول بعملائنا الى تحقيق أعلى معدلات ربحية وجودة ممكنة
بعض مكونات النظام
الـحـجــــــوزات
برامج بروأكتيف لإدارة مراكز خدمة السيارات تعتبر الوسيلة الأسرع والأكثر سهولة في الاستخدام لأخذ وجدولة مواعيد الإصلاحات والصيانة وإدارتها. تم تصميم هذه الوظيفة الإلكترونية خصيصا لتحقيق أعلى إنتاجية لمركز الخدمة والورش وكذلك توفير وقت عملائك وتقديم خدمة مميزة
تم تصميم نظام الحجز لاستيعاب الاحتياجات الفريدة الخاصة بك فى التعامل مع الحجز. كذلك استخدام التقويم الإلكتروني لاختيار الأوقات المتاحة للحجز من التاريخ والساعة والعمليات والجدول الزمني. يمكنك تخزين المعلومات الهامة للخدمات المطلوبة وتأكيد ومتابعة الحجز مع كل عميل
سوف يقضى موظفيك وقت أقل فى جدولة مواعيد الحجز والمزيد من الوقت فى التركيز مع العملاء. يسمح النظام بالحجز لمرة واحدة أو تكرار الحجوزات في وقت يسير. كما يسمح بإضافة سريعة للبيانات والوصول الي بيانات العملاء الشخصية والتاريخية بسهولة وسرعة، والعثور على أوقات الحجز المتاحة من قبل الموظف والفترة الزمنية. أي أنها أفضل وسيلة يمكنك بها إدارة المواعيد الخاصة بك بسرعة وكفاءة
واجهة الاستخدام سهلة وتتضمن جميع المعلومات التي تحتاجها لإدارة فعالة لعملية الحجز الخاصة بك وتخزينها ومتابعتها
عـــروض الأســـعــار
وظيفة عرض تستخدم لتقديم عروض أسعار ومقايسات للعملاء استنادا إلى بيانات من النظام. يمكن للمستخدم إدخال العمليات وكميات قطع الغيار حسب المطلوب للعمل المتوقع وطباعتها وتقديمها للعميل
في حين بناء المقايسات وعروض الأسعار يمكن للمستخدم الاضطلاع على قائمة العمليات والمتوافر من مخزون قطع الغيار الحالي.
حرفية التعامل مع عروض الأسعار تعنى نظام أساسي متطور يسمح للمستخدمين القدرة على رؤية ليس فقط سعر بيع قطع الغيار ولكن أيضا سعر الشراء اعتمادا على مستوى السرية والصلاحية الخاصة بهم
يمكن أن تساهم عروض الأسعار في تسهيل العمل مع شركات التأمين والشركات التي تحتاج إلى الموافقات المسبقة. يحول النظام المقايسات إلى أوامر الشغل على أساس الأسعار والشروط المتفق عليها. هذا الخيار يسهل عملية فتح أمر الشغل من قبل موظفي الاستقبال ويؤكد أن قيم الفاتورة تطابق المقايسات المعتمدة
أوامـــر الإصــــــلاح
من شاشة إدخال أمر الشغل، المستخدم يكون قادر على إدخال عمليات جديدة أو تحويل المقايسات الحجوزات إلي أوامر شغل. يمكن للمستخدم أيضا مراجعة وتعديل العمليات الموجودة
يمكن للمستخدم استرجاع بيانات السيارة والعملاء في ثوان. أما بالنسبة للعملاء الجدد والمركبات هناك نظام لتسهيل عملية إدخال البيانات ضمن شاشة أمر الشغل لتسهيل التعامل مع العملاء. يمكن للمستخدم اختيار العمليات وقطع الغيار المتعلقة بالخدمات المطلوبة وتزويد العملاء بتقدير التكلفة والوقت اللازم للتسليم
نظام بروأكتيف لإدارة مراكز خدمة السيارات يسمح للمستخدم بعمل أمر إصلاح واحد لعدة أنواع من المحاسبة للتعامل مع أنواع متعددة من الفواتير من مختلف العمليات وذلك لتسهيل التعامل مع أوامر الإصلاح وتوفير الوقت وسهولة المتابعة
بمجرد إنشاء أمر الإصلاح، سيتم تسليمه تلقائيا إلى إدارة الوقت والتحميل للتعامل مع حجز العمل والتحميل
سيتم إرسال طلب قطع الغيار إلكترونيا إلى مراقبة المخزون لإعداد العناصر المطلوبة للتسليم الفوري للفنيين عند طلبها
مــتـــابـــع الوقت
يقدم النظام شاشة عرض واحدة لتحميل العمالة الفنية في الورشة لسهولة التحميل والمتابعه لرفع الانتاجية
من شاشة التحميل، يمكنك الوصول إلى التفاصيل تحميل / حجز عامل للورشة ، مع وظائف مجمعة حسب النشاط (تحميل أو متاح لتحميل)، في انتظار (في انتظار التحميل) وغيرها
يمكن عرض التفاصيل لأي يوم لاحق لمعرفة العمليات التي سيتم جدولتها في الورشة بما في ذلك الجوزات لمعرفة التأثير على حجم العمالة المتاحة ولزيادة قدرة الورشة على العمل بكفاءة
وحدة التحميل تنظم جميع العمليات المفتوحة في الورشة تحتفظ تلقائيا بالوقت الحقيقي للعمليات المنفذة والأوقات المتاحة والاختناقات المحتملة في الورشة، وتحديد أولويات العمليات في مراكز الخدمة، وتسريع اتمام العمليات بالكفاءة المطلوبة وتخصيص الموارد لتحسين الإنتاجية
يمكنك النظام من الاطلاع على تقرير العمليات تحت التشغيل وطباعته وتعيين السياسات والإجراءات الواجب اتخاذها وتعيين الشخص المسئول عن تنفيذها لتحقيق أعلى إنتاجية وتلبية متطلبات تسليم العملاء
بعد إغلاق أمر الإصلاح، فإنه من المقرر تلقائيا عمل فحص نهائي، ومراجعة الأعمال المنفذة وتسجيل الملاحظات على أمر الإصلاح
شاشة التحميل هي شاشة ديناميكية تعرض الوضع الحالي في الورشة والتحميل المقرر على أساس يومي توضح الوقت المتاح والتأخيرات من الفنيين والأعمال المتأخرة والاختناقات المحتملة
الــكــشــــف النهائي
قبل الموافقة على الفحص النهائي للسيارة ، يقوم مهندس الفحص الفنى بإجراء فحص كامل للسيارة والتأكد من استكمال العمليات بالشكل المطلوب. ويتألف التقرير من بعض النقاط بما في ذلك حالة العمليات المنجزة، وأي عمليات أخرى يتعين عملها على الفور، وأي عمليات أخرى مطلوب عملها في المستقبل للمحافظة على السيارة.
مهندس الفحص الفنى لديه واحد من خيارين، إما للموافقة على الإفراج عن السيارة للفواتير أو إعادته إلى التحميل مع ملاحظات لاستكمال العمليات المطلوبة
الـــفـــــواتــيــــــــر
سيقوم النظام تلقائيا بإنشاء فاتورة تمهيدية بمجرد نجاح الفحص النهائي. يجب على الأشخاص المختصين مراجعة الفاتورة، وأخذ موافقة العميل، وإضافة رسوم الأعمال الخارجية، وعمل الخصومات في حدود الصلاحيات إذا لزم الأمر. ثم يتم بعد ذلك الموافقة على إنشاء الفاتورة النهائية
دفع الفاتورة النقدية يسمح بالإفراج عن السيارة إلا في حالة عملاء الدفع الآجل
تــصــــاريــح الــخـــــروج
تصريح خروج السيارة هو الخطوة النهائية التي تسمح للعميل لإستلام سيارته والخروج بها من الورشة وفقا لشروط الدفع التي تم تعيينها مسبقا من قبل قسم المحاسبة وهي الشروط الوحيدة التي تتحكم في الافراج عن السيارة
يتم إنشاء تصاريح الخروج تلقائيا من قبل النظام ويسمح لذلك فقط بعد اتمام إجراءات الدفع
المـتـابـعـة اللحــظــيــة للـعـمـلـيـــات
شاشة المراقبة تعرض جميع أوامر الإصلاح داخل الورشة، ويمكن للمستخدم عرض المعلومات اللحظية فيما يتعلق بكل أمر إصلاح من حيث موقف العمليات، وصرف قطع الغيار، وموعد التسليم، وأسباب التأخير وغيرها من البيانات اللحظية
النظام يسمح للمستخدمين بمراقبة أوامر الإصلاح لحظيا في جميع الفروع ومتابعة العمليات عن بعد لإدارة مركزية فعالة ورفع الكفاءة لجميع الفروع
تعرض الشاشة حالة كل أمر إصلاح بألوان مختلفة للسماح للمستخدمين بمتابعة الأوامر بسهولة. كما أنه يقدم شاشة للعملاء لمراقبة حركة سيارتهم خلال المراحل المختلفة وحتى التسليم
تفاصيل عن أي أمر إصلاح يمكن عرضها في ثوان، بما في ذلك معلومات موقف أمر الإصلاح والعمليات وقطع الغيار والجدول الزمني للعمليات المتبقية
تــاريــخ الــســــيــارات
تاريخ السيارة هو أداة قوية جدا يمكن استخدامها في مجالات مختلفة داخل الورشة. فإنه يوفر للمستخدم الوصول الي جميع المعلومات التاريخية عن السيارة من حيث جميع العمليات التي تمت عليها من قام بهذه العمليات من الفنيين وقطع الغيار التي تم تركيبها وملاحظات الفحص النهائي وغيرها
يمكن للمستخدمين في مستويات مختلفة الوصول إلى تاريخ السيارة وفقا للاحتياجات والصلاحيات للحصول على المعلومات المطلوبة. الوصول إلى البيانات بسيط وسهل لتسهيل التعامل مع العملاء وتقديم خدمة أفضل لهم
خــدمــة العملاء
يوفر نظام بروأكتيف لصيانة السيارات وحدة متكاملة لخدمة العملاء وتقديمها على أتم وجه
تساعد وظائف خدمة العملاء على تحقيق أقصى قدر من رضا العملاء. ويجب أن يكون ذلك هو الهدف الرئيسي لتحقيق حجم مبيعات أعلى نسبة ربحية كبيرة والحفاظ على العملاء سعداء
نجد أن خدمة العملاء لها أهمية أكثر في بعض الأدوار من غيرها. بالنسبة لموظفي الاستقبال وموظفي المبيعات والموظفين الآخرين في الأدوار التي تتعامل مع العملاء، يجب أن تكون خدمة العملاء عنصرا أساسيا في وصفهم الوظيفي والتدريب
نظامنا يساعدك على متابعة العمل المنجز وقياس رضا العملاء مع البرامج النصية الديناميكية التي يمكنك التحكم وفقا لمتطلبات القياس الخاصة بك وهى عملية آلية توفر الوقت وترفع الكفاءة
مؤشـرات تـقـيـيــم الاداء
والتى يطلق عيها أحيانا مؤشرات تقييم النجاح تساعد المؤسسة فى قراءة التقدم نحو تحقيق الأهداف فى الوقت المناسب
بعد قيام المنشأة بتحديد أهدافها ووضع الخطط المستقبلية لتحقيق تلك الأهداف فإنها تحتاج إلى وسيلة عملية ووقتية لقياس التقدم فى تلك الخطة نحو تحقيق الأهداف ومؤشرات تقييم الأداء هى إحدى هذه الوسائل
نظام بروأكتيف لتجارة وصيانة السيارات يقدم للإدارة العليا لوحة بيانات فعالة اتوضيح تلك المؤشرات فى رسوم بيانية توضيحية مقارنة وفى القائمة التالية بعض هذه المؤشرات